Projectomschrijving mailmanager TYPO3

N.B. deze module wordt gebaseerd op de TYPO3 Direct Mail Extension

De Direct Mail module is een nieuwbriefsysteem met opties voor het personaliseren van mail, inclusief response statistieken. Het is bedoeld voor het maken en versturen van nieuwsbrieven, maar voorziet niet in een abonneermogelijkheid. De beheerder maakt een nieuwsbriefpagina aan die vervolgens verstuurd kan worden naar de abonnees.

De functionaliteit van deze module zal standaard worden gebruikt. Voor het gebruik van de module is echter een lijst van abonnees noodzakelijk. Deze lijst dient te worden bepaald op basis van de geregistreerde gebruikers en hun nieuwsbrief voorkeuren.

De lijst wordt als volgt bepaald:

• Alle geregistreerde gebruikers
• Die in hun profiel hebben aangegeven een nieuwsbrief te willen ontvangen

De lijst bevat:

• Naam gebruiker
• E-mail adres
• Voorkeur nieuwsbrief formaat (tekst of HTML)
• Gewenste categorieën.

De lijst wordt door de TYPO3 Direct Mail module ingelezen.

Bijzonderheden

De nieuwsbrief module gebruikt categorieën om de nieuws items te groeperen. Deze categorieën dienen gelijk te worden gehouden met de KnowledgeBase categorieën die binnen het IMS worden gebruikt in de gebruikersprofielen (o.a. KB dimensie 1 (informatiethema) en KB dimensie 2 (mileu?)). Dit zorgt ervoor dat gebruikers van de nieuwsbrief een nieuwsbrief ‘op maat’ kunnen ontvangen.

TYPO3 Standaard functionaliteiten

• Aanmaken van adressenlijsten met ontvangers van nieuwsbrieven en mailingen
• Aanroepen van beschikbare velden van de ontvanger in de nieuwsbrief. Hiermee kan bijvoorbeeld een persoonlijke adressering worden gemaakt.
• Het modulair opbouwen van nieuwsbrieven met standaard Typo3 content elementen zoals:

• tekst,
• tekst met afbeelding,
• opsommingen,
• bestandslinks, etc.

• Een bestaande nieuwsbrief meerdere malen versturen.
• Scheiding tussen opmaak en inhoud waardoor uniforme uitstraling van de nieuwsbrief verzekerd is.
• Opmaken van nieuwsbrieven in meerdere kolommen. De mailmanager gekoppeld aan Typo3 ondersteund opbouw van de nieuwsbrieven standaard tot 3 kolommen.
• Koppelen van interessegebieden aan ontvangers van de nieuwsbrief. Hiermee kan met één nieuwsbrief verschillende inhoudselementen voor verschillende doelgroepen worden gemaild.
• Kopiëren en versturen van bestaande nieuwsbrieven

TYPO3 mailmodule

Opzetten en inrichten mailmanager                                                    

• Aanmaken gebruikersaccount
• Inrichten gebruikersrechten
• Schedule activatie binnen typo3 / scronjob installeren                                      

Aanmaken mailingtemplates                            

• Opzetten HTML structuren
• Overnemen vormgeving uit aangeleverde ontwerpschetsen
• Inrichten sjabloon voor invoer nieuwsbrieven
• Testen

Abonneebeheer

Het abonneebeheer biedt de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen, te wijzigen of de gegevens te wijzigen. Tevens kunnen de gebruikers geëxporteerd worden naar Excel en andersom ook geïmporteerd worden vanuit een Excel bestand. Het profiel van een abonnee bestaat uit velden welke gedefinieerd kunnen worden in het nbs.

 Abonnees kunnen hun eigen gegevens ook wijzigen via de zogenoemde ‘front-end’. Men kan hier kiezen om zich uit te schrijven, gegevens te wijzigen of zich te abonneren op andere e-zines. De nbs beheerder kan zelf bepalen welke velden wel en niet gewijzigd mogen worden door de abonnee. De front-end is bereikbaar vanuit iedere nieuwsbrief.

Meertaligheid

Het CMS TYPO3 biedt ondersteuning voor meertaligheid in zowel het beheer als in de front-end. Standaard wordt de Nederlandse taal geconfigureerd.

Statistieken

Deze statistieken beschrijven onder andere hoeveel personen de nieuwsbrief geopend hebben. Daarnaast kunnen van alle links in de nieuwsbrief ook statistieken bijgehouden worden voor het aantal clicks.

Geretourneerde e-mails:

• Lijst van geretourneerde geadresseerden

• Zet de geretourneerde geadresseerden uit

• CSV van geretourneerde geadresseerden

E-mails geretourneerd met onbekende geadresseerde:

• Lijst van geretourneede geadresseerden met onbekende geadresseerde

• Zet geretourneerde geadresseerden uit met onbekende geadresseerde

• CSV van geretourneerde geadresseerden met onbekende geadresseerde

E-mails geretourneerd met mailbox vol:

• Lijst van geretourneerde geadresseerden met mailbox vol

• Zet geretourneerde geadresseerden uit met mailbox vol

• CSV van geretourneerde geadresseerden met mailbox vol

E-mails geretourneerd met verkeerde host:

• Lijst van geretourneerde geadresseerden met verkeerde host

• Zet geretourneerde geadresseerden uit met verkeerde host

• CSV van geretourneerde geadresseerden met verkeerde host

E-mails geretourneerd met fout in de header:

• Lijst van geretourneerde geadresseerden met fout in de header

• Zet geretourneerde geadresseerden uit met fout in de header

• CSV van geretourneerde geadresseerden met fout in de header

E-mails geretourneerd met onbekende oorzaak:

• Lijst van geretourneerde geadresseerden met onbekende oorzaak

• Zet geretourneerde geadresseerden uit met onbekende oorzaak

• CSV van geretourneerde geadresseerden met onbekende oorzaak

Opties & uitbreidingen

• De nieuwsbrief laten samenstellen uit vooraf gedefiniteerde logica, te weten: “laatst toegevoegde nieuws uit rubriek a + b, en winnaar van fotowedstrijd, etc etc.

• Opzetten inschrijfformulieren voor extra groepen adressen   

• Koppelen adressenbestanden met mailmanager                   

• Niet-leden inlezen in de mailmanager database                   

• Import adressen vanuit / gekoppeld met users (extranetgebruikers ? )

• Schrijven importroutine

• Testen interactie met website